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VERKEHRSSICHERUNG

Verkehrssicherungspflicht, Fristen, Baumkataster, Wohnungsübergaben, Medienzähler

Die Erfüllung der Verkehrssicherungspflichten ist für jedes Unternehmen eine individuelle Herausforderung. Gebäude, Wege und Außenanlagen gleichen sich meist nicht, selbst wenn sie baugleich sind. Eine Herausforderung für die Planung der Kontrollen, aber auch ein wichtiges Kriterium für die Wahl der Software zur Unterstützung der Durchführung der Verkehrssicherungspflicht.

Der Anspruch: Die Software muss sich nach den Bedürfnissen des Anwenders richten und nicht der Anwender nach der Software. Dabei ist osca. mit einem lizenzfreien Kostenmodell eine Alternative auch für kleinere Unternehmen in der Immobilienbranche. Ob ein oder 100 User, osca. setzt hier keine Grenzen.

Ihr Unternehmen profitiert von den Ideen der anderen User – und umgekehrt. Wann immer uns ein Unternehmen mit der Weiterentwicklung und Neuentwicklung von einzelnen Bausteinen beauftragt, werden diese, nach Einverständnis des auftragauslösenden Kunden, auch allen anderen Anwendern angeboten.

Individuell, bezahlbar und innovativ, das sind die Standpfeiler von osca., die unter anderem dafür sorgen, dass osca. so erfolgreich und beliebt bei Unternehmen der Immobilienwirtschaft ist.

Natürlich ist das nicht alles.

Osca. WIRD ERWACHSEN – ERFAHRUNG ZAHLT SICH AUS

Im Vergleich zu seiner bereits erfolgreichen Vorgängerversion stellen wir mit osca. 3.0 eine Anwendung zur Verfügung, die über Checklisten und Meldungen per E-Mail hinausgeht. osca. 3.0 ist ein Quantensprung, der den Workflow in einem Unternehmen, die Kommunikation, ein mögliches Monitoring oder die Auswertung von Ereignissen und Umständen erheblich vereinfacht oder erst möglich macht.

Dazu tragen das eigens entwickelte Dashboard für die Desktop-Anwendung sowie die verbesserte und weiterentwickelte Oberfläche der mobilen Webapplikation bei. Ebenso wie die Verbindung mit GPS, eine Fotoanwendung und Cronjobs (selbstausführende und zeitgesteuerte Programmteile) sowie die nun bereitstehende Implementierung von NFC (Nahfeldkommunikation)-Chips.

Dabei blieben wir unserem Motto immer treu: Der Wahrung von Individualität. Die Software muss sich nach den Bedürfnissen des Anwenders richten und nicht der Anwender nach der Software.

DER KONTROLLEUR

osca. ist beliebt bei Hausmeistern und Verwaltern. Warum? Wir haben osca. zu einem einfachen und schnell funktionierenden Arbeitsgerät gemacht.
Kein ewiges Suchen, Scrollen, Auswählen oder Einstellen! Am Ort der Kontrolle muss der Arbeitsaufwand gering sein, maximal weiterführend helfen, damit die Nachbearbeitung gering ausfällt.

Die Benutzeroberfläche von osca. fokussiert das Wesentliche für den zu kontrollierenden Ort. Sie kommen wortwörtlich direkt zur Checkliste ohne Umwege. Durch das bewährte und optimierte Slide-System können die Kontrollen per One-Finger-Print erledigt werden. Sollte es zu Kontrollmeldungen kommen, können diese in nur wenigen Schritten dokumentiert werden. Natürlich hier in Einbezug aller Medien (z.B. Foto / Video/ Soundaufnahmen), die ein Smartphone zur Verfügung stellt.

WORKFLOW? JA BITTE!

Vor allem die administrative Arbeit nach den Kontrollen, die den Hausmeister ohne osca. zuweilen Stunden an das Büro oder die Geschäftsstelle bindet, kann verkürzt meist sogar vollständig eleminiert werden.

osca. sorgt mit seinem integrierten Chatsystem für einen effektiven Austausch zwischen Außendienstmitarbeitern und Backoffice. Die Meldungen und Aufträge der im Außendienst tätigen Mitarbeiter sind sofort auf dem osca.-eigenen Dashbord des Verwalters abrufbar. Eine Antwort kann sogleich erfolgen.

WAR DA MAL WAS?

Besonders in größeren Unternehmen fallen teilweise sehr viele Kontrollen für nur einen Kontrolleur an. Hier ist es für die Mitarbeiter, die diese Kontrollen durchführen, teilweise schwer, den Überblick zu behalten, was schon gemeldet wurde, was noch in Arbeit und was bereits erledigt ist.

osca. zeigt jedem Mitarbeiter immer den aktuellen Kontroll- und Meldungsstand der gewünschten Immobile an. Das heißt, dass auch bereits getätigte Meldungen und deren Bearbeitungsstand immer wieder in den aktuellen Kontrollblättern erscheinen, bis diese entgültig durch einen Verwalter abgelegt werden. Die gesamte Historie der offenen Meldung wird dabei immer mit abgebildet. Eine Art Anstuppsfunktion auch für alle Beteiligten, die eventuell noch nicht gehandelt haben oder dem Ausführungszeitplan hinterherhängen.

osca. soll den Hausmeister unterstützen, ihm Arbeit abnehmen und als Erinnerungsstütze dienen. Die Mitarbeiter der Unternehmen, die osca. tagtäglich nutzen, wissen um die Komfortzone, die Ihnen mit der Software gegeben wird.

SICHER DURCH DIE KALTE JAHRESZEIT /
DER WINTERDIENST

Jedes Unternehmen, das sich mit der Verwaltung von Immobilien beschäftigt, weiß um die Wichtigkeit des Winterdienstes und dessen Protokollierung und Archivierung. Auch hier zeigt osca. seine Stärken. Die Dokumentation, wann der hausinterne Winterdienst vollzogen wurde oder – meist noch viel wichtiger – wann der externe Dienstleister den Winterdienst durchgeführt hat. osca. zeigt sich hier flexibel. So ist es natürlich auch möglich, den externen Dienstleister mit in das System einzubinden. Möglich macht dies das erweiterte Benutzermanagement. So entsteht eine lückenlose Dokumentation über Wetterverhältnisse, Winterdienstausführungen sowie die Resultate des Dienstes in Form von Beschreibungen des Zustandes der geräumten Fläche nach Einsatz der Winterdienstkräfte. Auf der anderen Seite kann aber auch dokumentiert werden, warum der Winterdienst im Zweifel nicht ausgeführt werden konnte. Oft und gerne dokumentiert durch Fotos, die dann meist auf dem Gehweg parkende Autos zeigen oder Ähnliches.

DER VERWALTER – DAS BACKOFFICE

Die Kontrollen an und im Objekt sind ein wesentlicher Teil bei der Durchführung der Verkehrssicherungspflicht. Es ist aber nur die Spitze des Eisberges. Nach der Kontrolle kommt die Weiterverarbeitung der Meldungen, die Sichtung der Archive, die Kontrolle der Kontrolleure. Die Arbeit eines Verwalters.

osca. ist voll und ganz auf die Ansprüche eines anspruchsvollen Backoffice eingestellt. In dem eigens für den Verwalter designten Dashbord werden alle Informationen in einem osca.-eigenen Ampelsystem dem Verwalter schnell und auf einen Blick aufbereitet und eine Weiterverarbeitung sofort ermöglicht.

Ein integriertes Mailsystem hilft dem Verwalter, Meldungen schnell auch ohne Softwareoberfläche zu erfassen. So kann vom Nutzer festgelegt werden, wann Mailbenachrichtigungen an welche Nutzer vom System geschickt werden sollen. So kann beispielsweise eine E-Mail an einen Verwalter versendet werden, wenn ein Hausmeister eine Störungsmeldung gemacht oder einen Auftrag ausgelöst hat.

Neu bei osca. 3.0 ist auch die mobile Version für die Verwalter. Es ist ab sofort auch dem Verwalter möglich, eigene Kontrollen auszuführen und vor allem die spezielle Verwalteroberfläche auch mobil zu nutzen. Egal ob über Tablet oder Smartphone, alle Funktionen werden angepasst an das Ausgabegerät abgebildet und können auf schnellstem Weg weiterverarbeitet werden.
Hier finden sich Tools wieder, die auch unterwegs nützlich für den reibungslosen Workflow des Unternehmens sein können, wie z.B. die Einstellungen des Winterdienstes, der übergangsweise deaktiviert und aktiviert werden kann. Aber auch das erweiterte Benutzermanagement, Urlaubsvertretungen und das ausgeklügelte Archiv zum lückenlosen und detail-lierten Nachweis der Kontrollen stehen mobil selbstverständlich genauso zur Verfügung wie auch am Desktop PC. Hier sorgt ein anpassbares Abnahmesystem für die Wahrung der Verantwortungshierarchie. Wie vom Kunden gewünscht, können in individuellen Abnahmesequenzen stündlich, täglich, wöchentlich, monatlich oder auch jährlich Abnahmen von bestimmten Nutzergruppen gefordert werden. So muss beipielsweise der Verwalter die Kontrollen seiner Hausmeister wöchentlich sichten und abnehmen. Der Verwalter wiederum wird dann durch die Abnahme eines Vorstands entlastet, ganz im Sinne der Verkehrssicherungspflicht.

Die Funktionen, die in osca. auch für den Verwalter enthalten sind, blicken auf sechs Jahre permanente Entwicklung zurück. Erfahrungen aus unterschiedlichsten Unternehmen der Immobilienbranche, die auch jetzt noch stetig weiterentwickelt werden.